Вопрос 1. "Мне сказали, что нужна легализация - что это такое?"

Легализация документа - это совершение ряда определенных формальных процедур для придания документу юридической силы на территории другого государства. Конечная цель процедуры легализации документа, выданного на территории одного государства, -возможность его представления в официальные органы другого государства. Эта процедура включает в себя подтверждение действительности документа: удостоверяется подлинность подписей должностных лиц на документе, а также действительность отпечатков штампов и печатей, которыми скреплен документ. Легализация документа предоставляет документу право на существование в международном обращении.
Важный момент: легализация документа всегда осуществляется на территории только той страны, в которой он был выдан или оформлен.

Вопрос 2. А какая бывает легализация?

В Украине существует два способа легализации документов - консульская легализация и так называемая апостилляция, т.е. проставление на документах штампа «Апостиль». Кстати, Большой юридический словарь под редакцией профессора Сухарева, издание 2007 года, Москва, дает и объясняет именно этот термин, а не апостилирование, как это часто можно услышать. По определению, данному в этом словаре, АПОСТИЛЛЯЦИЯ - это высшая степень заверения документов, признаваемая во всех странах, подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года.

Но мы не будем углубляться в дебри теории, ведь нас больше интересует практический вопрос:

Вопрос 3. Чем отличается консульская легализация от апостилляции, и какая процедура нужна нам в нашем конкретном случае?

До 22 декабря 2003 года в Украине документы для любого иностранного государства проходили процедуру консульской легализации. Для всех документов обязательным было прохождение через Департамент консульской службы МИД Украины, а затем через консульские службы определенных посольств. Соответственно, если документ проходил легализацию в консульском отделе Посольства Франции в Украине, то он мог использоваться исключительно во Франции, но никак не в Бельгии или Нидерландах.

22 декабря 2003 года в Украине вступила в силу Гаагская Конвенция, которая упразднила требование консульской легализации документов в отношениях между странами - участницами настоящей Конвенции.

Попросту говоря, апостилляция - это упрощенная процедура легализации документов, принятая между странами-участницами Конвенции. Официальные документы должны быть заверены специальным штампом "Апостиль", поставленным компетентным органом страны, в которой был составлен или оформлен документ. Документы, на которых проставлен этот штамп, не требуют какого-либо дальнейшего засвидетельствования, и могут использоваться на территории всех стран - участниц Гаагской Конвенции. Например, свидетельство о рождении, выданное в Украине, после апостилляции будет принято как документ официальными органами как США, так и Франции, и Греции. С перечнем стран-участниц Гаагской Конвенции можно ознакомиться на сайте МИД Украины.

Процедура консульской легализации продолжает применяться для подготовки документов в страны, не присоединившиеся к Гаагской Конвенции (например, Канаду, Ливию, Бразилию). Также она применяется в отношениях между Украиной и Германией, которая высказалась против присоединения Украины к Гаагской Конвенции.

Вопрос 4. Где в Украине ставят апостиль и на какие документы?

В соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины штамп «Апостиль» ставится:

Министерством образования и науки - на относящихся к сфере образования и науки официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями;

К таким документам относятся: дипломы об образовании, сертификаты о присвоении ученых званий, аттестаты, справки из учебных заведений, учебные планы.

Министерством юстиции Украины:

- на документах, выдаваемых органами юстиции и судами, а также на документах, оформляемых украинскими нотариусами. К ним относятся все свидетельства и справки, выданные органами ЗАГС, судебные решения, засвидетельствованные нотариусом заявления и доверенности.

Министерством иностранных дел Украины - на справках, выданных архивными учреждениями; справках о состоянии здоровья (при условии их заверения гербовой печатью областного управления здравоохранения и Министерства здравоохранения); справках, выданных органами МВД Украины и ряде других документов.

Вопрос 5. Какие требования к документам, принимаемым на легализацию/апостилляцию?

Существует целый ряд требований к официальным документам, которые принимаются на легализацию. Так, официальным документом является письменное подтверждение фактов и событий, которые имеют юридическое значение, или с которыми действующее законодательство связывает возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей физических или юридических лиц.

Документы, изложенные на двух и больше отдельных листах, должны быть прошиты, а листы пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Не принимаются на легализацию документы, текст которых невозможно прочитать в результате повреждения, такие, которые написаны или подписаны карандашом или получены через средства факсимильной либо электронной связи.

Подписи должностных лиц и оттиски печатей должны быть четкими. Удостоверяющая надпись должна быть написана без подчисток, дописывания и другие исправления - оговорены.

Документы не должны содержать никаких записей или штампов, не имеющих отношение к содержанию документа. Так, если на свидетельстве о рождении ОВИР поставил штамп о выдаче паспорта, такой документ не будет принят Министерством юстиции на апостилляцию, и придется для этих целей получать дубликат документа.

Вопрос 6. Какие документы не подлежат легализации?

Следует принимать во внимание, что легализации не подлежат:

- документы и акты, которые противоречат законодательству Украины или могут по своему содержанию нанести вред интересам Украины;

- оригиналы, копии и фотокопии внутригражданских паспортов, военных билетов, трудовых книжек, документов, которые имеют характер переписки, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверения водителя, удостоверения личности, нормативно-правовых актах и разъяснениях относительно их применения.

- документы, выданные органами и должностными лицами с превышением их полномочий.

Не могут быть приняты на территории Украины для проставления апостиля оригиналы официальных документов, выданных учреждениями бывших союзных республик в составе СССР, но апостиль может быть проставлен на копиях настоящих документов, засвидетельствованных нотариусом на территории Украины.

Апостиль, согласно законодательству, не ставится также:

- на документы, составленные дипломатическими или консульскими учреждениями;
- на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (доверенности на совершение сделок и перемещение товаров через границу, договоры или контракты о поставке товаров и оказании услуг, о выполнении работ и расчетов по ним).

Вопрос 7. Как быстро происходит легализация документов?

Легализация документов не происходит мгновенно. Для этого необходимо не просто прийти в соответствующее учреждение, но и правильно оформить и подготовить документ, узнать о необходимости дополнительного пакета документов, а также учесть многие другие мелочи, которые важны для удачного проведения вами или вашим представителем легализации необходимого вам документа.

Официальный срок рассмотрения документов для проставления апостиля в Минюсте или МИД Украины - 5 рабочих дней, однако он может быть продлен до 20 рабочих дней в случае необходимости получения дополнительной информации для решения вопроса о проставлении апостиля; как правило, об этом уведомляют при приеме документов.

Как показывает практика, рассмотрение документов в Министерстве образования занимает гораздо больше времени, особенно если образовательные документы выданы

Вопрос 8. Должен ли владелец документов подавать документы на легализацию лично или это может сделать кто-либо еще? Нужна ли в таком случае доверенность?

Документы на легализацию не обязательно должен подавать их владелец. Если речь идет об апостилляции, то доверенность не нужна. А вот если документы проходят консульскую легализацию, тогда доверенность, подтверждающая полномочия представителя, необходима.

Вопрос 9. Бывает ли так, что для документов не нужна и вовсе никакая легализация?

Да. Дело в том, что с рядом государств Украина имеет подписанные соглашения о правовой помощи, согласно которым документы, выданные или засвидетельствованные на территории этих государств компетентным должностным лицом или учреждением по установленной форме, и скрепленные гербовой печатью, принимаются на территории Украины без какого-либо дополнительного свидетельствования. Соответственно, и украинские документы, оформленные таким образом, так же должны приниматься на территории этих государств. К ним, например, относятся Белорусь, Литва, Латвия, Эстония, Польша, Румыния, Российская Федерация, Грузия и еще ряд стран.